スピーカー同意書 (English Below)
Pivot Tokyo株式会社およびVueloo Inc.（以下「主催者」）が主催または運営に関与するイベントにおいて、公式スピーカーまたはスピーカー応募者（以下「スピーカー」）は、本同意書（以下「本契約」）の内容を確認し、これに同意します。
第1条（目的・主旨）
スピーカーは、主催者が運営するイベントにおいて講演・登壇等（以下「講演」）を行い、誠実に遂行することに同意します。
スピーカーは、講演に関して主催者から報酬・出演料その他の対価が支払われないことに同意します（ただし、主催者が別途書面で合意した場合を除きます）。
第2条（イベント概要）
本契約の対象となるイベント（以下「本イベント」）は、以下のとおりです。
(1) 日時：2026年度に開催されるイベント（開催日確定後に通知）
(2) 形式・場所：オフラインおよび／またはオンライン
(3) 名称：AIBB Tokyo（または主催者が別途指定する名称）
第3条（定義）
「講演著作物」とは、スピーカーの講演内容（口演・口述・質疑応答・トーク等を含む）であって、思想または感情が表現されたものをいいます。
「講演資料」とは、講演に付随して使用または配布されるスライド、配布物、原稿、画像、動画、音声、データ等、講演内容が固定されたものをいいます。
「コンテンツ」とは、講演著作物、講演資料、講演の録音・録画、写真、スクリーンショット、字幕、要約、文字起こし、編集物等、本イベントに関連して作成・取得された一切の素材をいいます。
第4条（利用許諾：録音・録画・撮影・配信・二次利用）
スピーカーは、主催者または主催者が指定する者が、講演著作物を以下の方法で利用することを無償で許諾します。
(1) 講演の録音・録画
(2) 講演中および会場内外でのスピーカーの写真撮影・動画撮影
(3) 講演の文字起こし、文章化、要旨・サマリーの作成
スピーカーは、主催者または主催者が指定する者が、講演資料を以下の方法で利用することを無償で許諾します。
(1) 複製、頒布、公開、共有、貸与、翻訳
(2) 講演資料に基づく要旨・サマリー等の作成
スピーカーは、主催者または主催者が指定する者が、講演をリアルタイムで以下の方法により利用することを無償で許諾します。
(1) 中継（ストリーミングを含む）
(2) インターネット上での配信（限定公開・アーカイブ配信を含む）
スピーカーは、主催者または主催者が指定する者が、コンテンツを以下の目的で編集・加工し、利用することを無償で許諾します。
(1) 公式ウェブサイト、SNS（Instagram、X、YouTube、LinkedIn等）、イベントページ、レポート、記事、ニュースレター、営業資料、広告・PR素材での掲載・配信
(2) ショート動画（リール、ショート、縦型動画を含む）の制作・配信
(3) 翻訳（英訳・和訳を含む）
(4) 編集・加工（切り抜き、構成変更、字幕付与、BGM付与、デザイン加工、色調補正等）
(5) AI技術を用いた編集・加工（画像生成、動画生成、音声合成、字幕生成、要約生成等を含む。以下「AI加工」）
スピーカーは、前各項に定める利用について、対価の請求その他一切の権利行使を行わないことに同意します（ただし、法令上許されない場合を除く）。
第5条（確認の機会）
主催者は、主催者がコンテンツを利用するにあたり、重要な内容変更（発言の趣旨を歪めるおそれのある改変等）を行う場合には、合理的な範囲でスピーカーに確認の機会を提供するよう努めます。
ただし、以下に該当する場合、主催者は事前確認なく利用できるものとします。
(1) 誤字脱字修正、整文、要約、字幕付与等の軽微な編集
(2) 切り抜き、尺調整、構成編集等、マーケティング目的の一般的な編集
(3) 自動文字起こし、AI加工を含む制作工程上の処理で、講演の趣旨を実質的に変更しないもの
第6条（氏名・肖像等の表示）
主催者は、コンテンツ利用に際し、合理的な方法でスピーカーの氏名、所属、肩書等を表示できるものとします。
表示の方法・表記（日本語／英語、肩書の有無等）は主催者の裁量とし、必要に応じて簡略化できるものとします。
第7条（権利・保証）
スピーカーは、講演内容および講演資料が、第三者の著作権、著作者人格権、商標権、意匠権、営業秘密、プライバシーその他の権利を侵害しないことを保証します。
スピーカーが第三者の素材（画像、図表、動画、文章、データ等）を使用する場合、スピーカーは自己の責任と費用で必要な許諾・表示等を取得・実施するものとします。
スピーカーは、講演内容について主催者が法令違反または権利侵害の疑いがあると判断した場合、主催者が当該箇所の削除・差し替え・非公開化等の措置を行うことに同意します。
第8条（登壇準備・資料提出）
スピーカーは、主催者が指定する期限・手順に従い、講演準備（タイトル、概要、プロフィール、写真、資料提出等）を行うものとします。
スピーカーは、主催者が指定するテンプレートがある場合、原則としてそれを使用するものとし、例外は主催者の承認を要します。
スピーカーは、講演資料を本イベント開催前に主催者へ提出し、主催者の確認（必要に応じた修正依頼を含む）を受けることに同意します。
第9条（キャンセル・変更）
スピーカーがやむを得ない事由により登壇できない場合、速やかに主催者へ連絡するものとします。
主催者は、運営上の都合（プログラム変更、機材・会場事情、配信トラブル等）により、講演日時・形式・内容の一部を変更する場合があります。
主催者は、スピーカーが合理的な準備を行っていない、または本イベントの趣旨・安全・法令順守上問題があると判断した場合、登壇の変更・中止を行うことができます。
代理登壇を行う場合、代理人は主催者の承認を要します。
第10条（競合イベントに関する申告）
スピーカーは、本イベントと同一または実質的に競合するイベントに登壇予定がある場合、主催者に事前に申告するよう努めます。
主催者は、当該登壇により本イベント運営に重大な支障が生じると合理的に判断する場合、協議のうえで登壇形態の調整をお願いすることがあります。
第11条（講演当日の運営協力）
スピーカーは、講演時間・進行・運営スタッフの指示を尊重し、円滑な進行に協力するものとします。
スピーカーは、主催者の事前承認のない資料・映像等を会場や配信で投影しないことに同意します。主催者は必要に応じて投影の停止や差し替えを行うことができます。
第12条（アンケート・フィードバック）
主催者は、参加者アンケート等を実施し、その結果（コメントを含む）を個人が特定されない形または合理的な範囲で編集のうえ、インターネット上に公開する場合があります。スピーカーはこれに同意します。
第13条（期間・地域）
本契約に基づく第4条の利用許諾は、期間の定めなく有効とし、全世界において適用されます。
第14条（協議・準拠法・管轄）
本契約に定めのない事項または解釈に疑義が生じた場合、スピーカーと主催者は誠意をもって協議し解決します。
本契約の準拠法は日本法とします。
本契約に関して訴訟の必要が生じた場合、主催者本店所在地を管轄する裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。
Speaker Agreement
This Speaker Agreement (the “Agreement”) sets forth the terms under which Pivot Tokyo K.K. and Vueloo Inc. (the “Organizer”) engages the official speaker or speaker applicant (the “Speaker”) for an event organized or operated by the Organizer.
Article 1 (Purpose; No Compensation)
The Speaker agrees to deliver a presentation, talk, or participation in a session, including Q&A (the “Session”), at the event described in Article 2, and to perform in good faith.
The Speaker agrees that the Organizer shall not pay any fee, honorarium, or other compensation in connection with the Session, unless otherwise agreed in writing by the Organizer.
Article 2 (Event)
The event covered by this Agreement (the “Event”) is as follows:
(1) Date: An event to be held during 2026 (final schedule to be announced)
(2) Format/Location: Offline and/or online
(3) Name: AIBB Tokyo (or such other name as designated by the Organizer)
Article 3 (Definitions)
“Presentation Content” means the Speaker’s spoken content in the Session, including remarks and Q&A, that expresses the Speaker’s thoughts or feelings.
“Presentation Materials” means any slides, handouts, scripts, images, videos, audio, data, and other tangible or digital materials used or distributed in connection with the Session.
“Content” means all materials created, captured, or derived in connection with the Event, including Presentation Content, Presentation Materials, recordings, photographs, screenshots, captions, summaries, transcripts, and edited versions thereof.
Article 4 (License; Recording; Distribution; Promotional Use; AI Processing)
The Speaker grants the Organizer and its designees a royalty-free license to use the Presentation Content in the following ways:
(1) Audio and video recording of the Session
(2) Taking photographs and filming the Speaker during and around the Session
(3) Creating transcripts, written articles, and summaries of the Session
The Speaker grants the Organizer and its designees a royalty-free license to use the Presentation Materials in the following ways:
(1) Reproduction, distribution, publication, sharing, lending, and translation
(2) Creating summaries based on the Presentation Materials
The Speaker grants the Organizer and its designees a royalty-free license to broadcast or distribute the Session in real time, including via the Internet (including limited-access streams and archived distribution).
The Speaker grants the Organizer and its designees a royalty-free license to edit, process, and use the Content for the following purposes:
(1) Publication and distribution on the Organizer’s website, social media platforms (including Instagram, X, YouTube, LinkedIn, etc.), event pages, reports, articles, newsletters, sales materials, and advertising/PR materials
(2) Production and distribution of short-form videos (including reels, shorts, and vertical videos)
(3) Translation (including Japanese and English)
(4) Editing and processing (including clipping, rearranging, captions, background music, design overlays, color correction, etc.)
(5) Use of AI technologies to edit or process the Content, including image generation, video generation, voice synthesis, captioning, and summarization (“AI Processing”)
The Speaker agrees not to assert any claim for compensation or other rights against the Organizer with respect to the uses set forth above, to the extent permitted by applicable law.
Article 5 (Review Opportunity)
Where the Organizer intends to make a material change that may reasonably distort the meaning of the Speaker’s statements, the Organizer will use reasonable efforts to provide the Speaker an opportunity to review.
Notwithstanding the foregoing, the Organizer may use the Content without prior review for:
(1) Minor edits such as typo corrections, formatting, summarization, and captioning
(2) Standard marketing edits such as clipping, duration adjustments, and restructuring, provided the substance is not materially altered
(3) Production processes including automated transcription and AI Processing that do not materially change the substance of the Session
Article 6 (Name; Likeness; Attribution)
The Organizer may display the Speaker’s name, affiliation, and title in a reasonable manner in connection with the use of the Content.
The Organizer may reasonably shorten or adjust such attribution (including language and format) as necessary for media, design, or operational purposes.
Article 7 (Rights; Warranties)
The Speaker warrants that the Session and the Presentation Materials do not infringe any third-party rights, including copyright, moral rights, trademark rights, design rights, trade secrets, privacy, or any other rights.
If the Speaker uses third-party materials (images, charts, videos, text, data, etc.), the Speaker is solely responsible for obtaining all necessary permissions and providing required attributions.
The Speaker agrees that the Organizer may remove, replace, redact, or unpublish any portion of the Content if the Organizer reasonably determines there is a compliance, legal, safety, or rights-infringement concern.
Article 8 (Preparation; Submission)
The Speaker agrees to follow the Organizer’s requested timeline and process for preparation, including submission of title, abstract, profile, photo, and materials.
If the Organizer provides a template, the Speaker will use it in principle, unless otherwise approved by the Organizer.
The Speaker shall submit Presentation Materials prior to the Event and cooperate with reasonable review or revision requests by the Organizer.
Article 9 (Cancellation; Program Changes)
If the Speaker cannot attend due to unavoidable circumstances, the Speaker shall promptly notify the Organizer.
The Organizer may change the schedule, format, or part of the program for operational reasons.
The Organizer may cancel or adjust the Speaker’s participation if the Organizer reasonably determines that adequate preparation has not been made, or there is a material concern regarding the Event’s purpose, safety, or compliance.
Any substitute speaker requires the Organizer’s approval.
Article 10 (Competing Events Disclosure)
The Speaker will use reasonable efforts to disclose in advance any speaking engagement at an event that is the same as or substantially competitive with the Event.
If the Organizer reasonably determines such engagement may materially impact the Event, the parties will consult in good faith regarding possible adjustments.
Article 11 (On-site/Live Operations)
The Speaker agrees to follow timekeeping and reasonable instructions from the Organizer and staff to ensure smooth operations.
The Speaker agrees not to present any materials that have not been approved by the Organizer. The Organizer may stop or replace unapproved materials if necessary.
Article 12 (Surveys; Feedback)
The Organizer may conduct post-Event surveys and may publish results (including comments) in a non-identifying manner or with reasonable editing. The Speaker agrees to this.
Article 13 (Term; Territory)
The licenses granted under Article 4 shall be perpetual and worldwide.
Article 14 (Governing Law; Jurisdiction; Consultation)
Any matters not addressed herein, or any dispute regarding interpretation, shall be resolved through good-faith consultation.
This Agreement shall be governed by the laws of Japan.
The court having jurisdiction over the Organizer’s principal place of business shall have exclusive jurisdiction as the court of first instance.